Как заверить копию устава

Содержание

Каковы правила заверения устава организации?

Подскажите пожалуйста, при заверении копии устава организации на каждом листе , отметка копия верна и печать ставятся на лицевой стороне, с текстом устава или на оборотной- пустой?

Ответы юристов ( 4 )

Добрый день, Игорь!

Отметка ставится на лицевой стороне листа.

Здравствуйте, Игорь! Печать с отметкой ставятся там, где текст, то есть на лицевой стороне.

Такая отметка всегда ставится на той стороне, где есть текст.

Устав проще заверить другим образом — прошить его и на место сшивки наклеить листок бумаги с надписью «прошнуровано и пронумеровано ___ листов. Дата, подпись и должность лица, заверившего документ».

Это избавит Вас от проставления отметки на каждой странице.

Для регистрации необходимо готовить два экземпляра устава. Причем оба подлинники (закон №129-ФЗ). Первый экземпляр после регистрации возвращается, а второй остается в ФНС. Исключение составляет лишь вариант подачи документов в электронном формате.

Так как на регистрацию подается два оригинальных экземпляра устава, то требования обязательного подтверждения их подлинности от нотариуса не требуется.

Прошивка и оформление устава ООО

Документы, представляемые на регистрацию (устав) и содержащие два листа и более, должны быть прошнурованы. Это делается так:

  • Пронумеровать, начиная со второго листа. На первом (титульном) листе устава номер не ставится, но в расчете количества листов он учитывается.
  • Прошить стопку нитками (чаще всего черного цвета).
  • На обратной стороне последнего листа нитки завязываются узлом, а на это место наклеивается небольшой листок-вкладыш, являющийся пломбой.
  • На листке должно быть написано количество прошнурованных листов в уставе и стоять подпись подтверждающего это ответственного за подачу документов лица.

Как правильно заверить копию документа

В современной бухгалтерской жизни копии документов требуются буквально на каждом шагу. Благодаря повсеместному распространению сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий перестало быть проблемой. Однако зачастую нужна не простая, а заверенная копия документа. В настоящей статье мы расскажем, что понимается под этим термином, как правильно следует заверять копии, и приведем образцы правильного заверения.

Зачем нужно заверять копии

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Получать требования из ИФНС и отправлять запрошенные документы через интернет

Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.

В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Обратите внимание: облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса « Коннектор Контур.Экстерн ». Он дает возможность подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.

Бесплатно подключиться к «Контур.Экстерну» со своей КЭП

Чем руководствоваться при заверении

Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ).

Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ , в письмах Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336 .

СОВЕТ. Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.

Кто вправе заверять документы

Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.

Читайте также:  Как настроить языковую панель

Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.

Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.

Бесплатно проверить контрагента на признаки фирмы‑однодневки и наличие дисквалифицированных лиц

Образец правильного заверения копии документов

По ГОСТу отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.

Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.

Если же копия выдается для представления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать.

ВНИМАНИЕ. При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и т.п.). Такой запрет установлен в ГОСТ.

Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой. При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.

Приведем примеры правильного заверения копий.

1. Копия для «внутреннего» использования без печати

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

2. Копия для «внутреннего» использования с печатью

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

3. Копия для «внешнего» использования

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2020 г.

4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019».

5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-с/ф за 2020 г.

Бесплатно сдавать налоговую отчетность и отвечать на требования ИФНС через интернет

Как заверить копии уставных документов

Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.

Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).

Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.

Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке

Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»

ГОСТ не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.

СОВЕТ. Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.

В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.

Читайте также:  Как сделать блины

Получение копий учредительных документов в налоговой

Потеря или порча первичной документации может создать массу неприятностей для управления компании. При ведении предпринимательской деятельности учредительные документы имеют весьма высокое значение, и их потеря может привести к полной остановке производственного процесса. Для того чтобы избежать подобных остановок, следует пройти процедуру восстановления утерянной документации. Ниже мы разберем, как правильно восстановить копии учредительных документов, и куда для этого обратиться.

Учредительным документом организации, согласно ст. 52 ГК РФ, является только Устав

Поэтапное восстановление первичной документации

Согласно законодательству Российской Федерации, для ведения бизнесменской деятельности в статусе «Общества с ограниченной ответственностью» требуются учредительные бумаги. Главную важность в рассматриваемом пакете документов имеет устав организации. Этот документ составляется и утверждается членами правления организации на первом совещании учредителей. Только после его составления, руководитель предприятия обращается в ФНС, с просьбой регистрации общества.

Для того чтобы зарегистрировать ООО, нужно передать налоговому инспектору оригинал устава и другие сопутствующие бумаги. Далее учредителю передается копия документации, засвидетельствованная нотариальной конторой. Первичный экземпляр устава хранится в налоговой службе. Данные правила установлены для того, чтобы каждый предприниматель имел возможность восстановить необходимые бумаги при их утере или порче.

Для того чтобы получить копию первичной документации, следует обратиться в местное отделение Федеральной Налоговой Службы. Важно особо отметить, что получить копию необходимых документов можно только в том отделении, где была осуществлена регистрация общества.

Существует несколько вариантов получения копий учредительной документации. В зависимости от того, какие документы были утеряны, изменяется форма обращения. Именно поэтому этап подготовки к обращению в налоговую службу имеет первостепенную важность.

Восстановление устава организации

Обращаясь в налоговую службу с просьбой о выдаче копий учредительных документов, следует иметь при себе документы, содержащие в себе основные сведения о вашей организации. Данные сведения содержатся в таких правовых актах, как:

  • выписка из «Единого Реестра Юридических Лиц»;
  • свидетельство о государственной регистрации.

При наличии этих бумаг, процедура восстановления устава значительно упрощается. В данной ситуации предпринимателю необходимо лишь уплатить государственную пошлину за восстановление устава. Следует выделить, что заявление в налоговую составляется в произвольной форме. Занимаясь составлением подобного заявления, следует обратить внимание на определенные нюансы, связанные со структурой документа. Правильно заполненное заявление должно содержать в себе название утраченных документов и перечисление причин необходимости получения копий.

Произвести оплату государственной пошлины можно как в самой кассе местного отделения ФНС, так и через сайт данной организации. При оплате через интернет, вы получаете специальную квитанцию, которую в обязательном порядке нужно распечатать. Далее эта квитанция отдается инспектору, который занимается восстановлением необходимых документов.

Процедура выдачи дубликатов не регламентирована на законодательном уровне

Восстановление всей документации

Как вы видите, получить копию устава из налоговой достаточно просто, в отличие от процесса восстановления всех документов предприятия. Ситуация, связанная с утратой всех документов ООО, может произойти в том случае, когда большинство документов хранится в одном месте.

Наиболее распространенные причины утраты подобных бумаг – пожары, потопы и кражи.
В данной ситуации, руководителю предприятия придется восстановить не только устав компании, но и дополнительные документы. Данные бумаги необходимы при любом обращении в государственные учреждения, для того, чтобы подтвердить статус юридического лица. В случае с потерей полного пакета документов, на первом этапе восстановления следует заняться именно теми бумагами, что подтверждают статус юридического лица.

Существует определенная последовательность восстановления первичной документации общества с ограниченной ответственностью. На первом этапе следует заказать выписку из Единого Государственного Реестра Юридических Лиц. Данная выписка содержит в себе информацию о самом обществе. Данные бумаги потребуются на дальнейших этапах восстановления свидетельства о регистрации.

Плюсом в этой ситуации будет наличие копий документов, подтверждающих присвоение индивидуального идентификационного номера юридическому лицу. Помимо этого, необходимо наличие документов о дате постановки ООО на налоговый учет. Также инспектору налоговой службы необходимо предоставить реквизиты предприятия и сведения о юридическом адресе.

Вышеперечисленная информация необходима для того, чтобы правильно заполнить бумаги на получение утраченных документов. При наличии необходимых копий, не придется обращаться в государственный реестр с целью восстановления сведений об обществе с ограниченной ответственностью.

После того как необходимая справка будет получена, можно перейти к следующему этапу. На этом этапе следует заняться самим восстановлением необходимых документов. При написании обращения в налоговую службу, используется произвольная форма написания. Несмотря на это, необходимо с повышенным вниманием подойти к составлению обращения. В данной бумаге следует указать цель и причину обращения. Примерный текст заявления должен гласить: «Прошу вас выдать дубликат свидетельства о регистрации, по причине пожара и утраты».

Следует отметить, что документы необходимые во избежание остановки деятельности предприятия можно восстановить одновременно. При составлении комплексной заявки нужно лишь оплатить пошлину, установленную законом.

Согласно установленному регламенту, длительность рассмотрения обращения и выдачи копий необходимых документов составляется пять дней. Однако, данный процесс может значительно затянуться. Для изготовления дубликатов, необходимы человеческие ресурсы, направленные на поиск нужной информации. Поэтому следует запастись терпением и ждать ответа.

Читайте также:  Как сделать скриншоты

Срок получения копий уставов, учредительных документов от 2—7 рабочих дней в зависимости от ИФНС

Следует обратить внимание, что при отсутствии учредительных документов, ведение производственной деятельности в полном объеме невозможно. При наличии факта хищения данных документов, увеличивается риск мошеннической деятельности от имени юридического лица, на которого оформлено предприятие. В данной ситуации требуется ускоренная процедура восстановления необходимых бланков. Согласно установленному регламенту, ускоренная процедура восстановления бумаг стоит в несколько раз дороже услуги, осуществляемой в стандартном порядке.

Несмотря на то что срочная заявка стоит в несколько раз дороже, получить необходимые бумаги можно уже на следующий день после подачи заявления.

Что нужно для восстановления

Давайте рассмотрим необходимые бланки для того, чтобы заказать копию устава в налоговой. В первую очередь необходимо составить заявление на получение копии конкретных документов. При составлении заявления необходимо приложить копию паспорта. При подаче заявки необходимо иметь помимо копии, сам оригинал паспорта. После составления заявки следует оплатить государственную пошлину и прикрепить квитанцию к заявлению. В том случае, когда восстановлением документации занимается доверенное лицо, необходимо предоставить доверенность, заверенную в нотариальной конторе.

Следует обратить внимание, что для сокращения срока рассмотрения обращения нужно правильно заполнить как заявление, так и саму квитанцию. В противном случае заявка будет рассматриваться в стандартном порядке.

Обратиться в Федеральную Налоговую Службу для получения копий учредительных документов может не только руководитель общества, но и его доверенное лицо. В роли такого лица может выступить личный юрист или представитель бухгалтерского отдела. Для того чтобы получить необходимые бумаги, доверенному лицу понадобятся не только вышеперечисленные бумаги, но и нотариально заверенная доверенность.

Важно отметить, что составление подобных документов требует определенных дополнительных финансовых затрат. Если предприятие не имеет развитой структуры, то заниматься восстановлением устава и другой документации следует только учредителям. В отличие от небольших организаций, крупные компании имеют в своем штате определенный персонал, который занимается ведением подобной деятельности. При наличии в штате организации должности юриста, большинство правовых вопросов решается в ускоренном порядке.

Выдача копии устава ООО производится ФНС по запросу любых лиц на платной или бесплатной основе

Заверка документов в нотариальной конторе

Устав общества с ограниченной ответственностью – учредительная документация, согласно которой определяется порядок и правила ведения предпринимательской деятельности. Данный документ используется при открытии банковских счетов, оформлении кредитов и займов, а также при заключении договоров. Подлинность данного документа должна быть заверена в обязательном порядке. Существует несколько основных способов заверки документации. Выбор конкретного варианта осуществляется на основании требований при представлении копии устава.

Давайте рассмотрим, как правильно заверить устав организации. Так как выдачей данных документов занимается ФНС, то именно в данное учреждение следует обратиться в первую очередь. При подаче заявления с просьбой о предоставлении копии устава общества, следует предъявить квитанцию, подтверждающую оплату пошлины установленной государством. Обычная процедура получения копии необходимых документов занимает около пяти рабочих дней. Ускоренная процедура позволяет получить необходимые бумаги в течение двадцати четырех часов, однако в этом случае ставка госпошлины увеличивается.

Также для заверения копии устава можно воспользоваться нотариальными услугами. Для того чтобы заверить копию документа, необходимо заранее подготовить оригинальные бумаги, их копию и паспорт заявителя. После предоставления всех необходимых документов, персонал этой конторы скрепит копии документов и поставит нужные печати. Важно помнить о том, что заверение учредительных документов у нотариуса — платная услуга, поэтому следует заранее уточнить расценки разных контор в вашем городе.

В отсутствии необходимости нотариально заверенной документации, можно самостоятельно заверить копии учредительных документов. Существует два основных варианта самостоятельного заверения. Первый вариант предусматривает сшивание листов, после чего, к титульному листу приклеивается дополнительная страница. На этой странице указывается количество листов, после чего документ заверяется печатью и подписью учредителя общества. Далее следует поставить подпись и печать на титульную страницу. При использовании этого способа очень важно, чтобы печать организации имела четкость.

Давайте рассмотрим второй способ, как заверить копию устава, образец приведен ниже.

Дублирующие экземпляры, имеющие все атрибуты подлинников, хранятся в налоговой инспекции по месту регистрации юрлица

Подобная печать и отметка о том, что копия верна, должна стоять на каждом листе копии документов. Также каждую страницу дополнительных экземпляров следует заверить подписью руководителя.

Заключение

Потеря важной документации может предоставить определенные неудобства не только самому юридическому лицу, но и деятельности всего предприятия. Для восстановления утерянных бумаг следует обратиться в НФС. При подаче заявления очень важно правильно заполнитель заявку. Для того чтобы избежать подобных неудобств, многие предприниматели предпочитают хранить устав общества отдельно от остальной документации.

Восстановление деловых бумаг можно поручить доверенному лицу или заняться этим самостоятельно. Для того чтобы получить копии, следует оплатить пошлину, установленную государством. Ускоренное восстановление копий учредительных документов стоит в несколько раз дороже стандартной процедуры.